ACUERDO PARA EL INTERCAMBIO DE MENSAJES DE DATOS y/o ACUERDO DE COMUNICACIONES
LA EMPRESA: COOMEVA S.A.
EL USUARIO, TERCERO O REPRESENTATE LEGAL DE UNA EMPRESA : %NOMBRE%
I. INTRODUCCIÓN
El presente Acuerdo para el intercambio de mensajes de datos define las reglas de validez jurídica de la información y las comunicaciones basadas en mensajes de datos y del método de firma electrónica vinculados con los servicios que LA EMPRESA le provee a EL USUARIO , USUARIO y/o terceros.
II. LAS PARTES
El Acuerdo para el intercambio de mensajes de datos será ejecutado y resulta vinculante para las siguientes partes:
LA EMPRESA En este acuerdo LA EMPRESA es COOMEVA S.A. con el servicio de Firma Electrónica de Documentos e-Firmar
USUARIO Es la persona identificada en el proceso de registro. %Name% que firma en nombre propio o en calidad de representante legal de una empresa o comercio.
III. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Cláusula Primera.- Autorización del Tratamiento de Datos Personales. En virtud del presente Acuerdo y lo dispuesto en los artículos 8 y 9 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, autorizo expresamente de forma libre, previa, voluntaria y debidamente informada, a LA EMPRESA para que realice el tratamiento de mis datos personales públicos, semiprivados, privados y sensibles de acuerdo con las finalidades, condiciones y reglas contenidas en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de los Datos Personales de LA EMPRESA y acepto que esta autorización y las comunicaciones basadas en mensajes de datos que me remita LA EMPRESA en relación con el tratamiento de mis datos personales tienen pleno valor legal y alcance probatorio conforme a lo establecido en la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.
Cláusula Segunda.- Transferencia y transmisión de datos personales. En virtud del presente Acuerdo para el intercambio de mensajes de datos y lo dispuesto en el artículos 26 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013, el USUARIO autoriza expresamente que para el tratamiento de sus datos personales, LA EMPRESA pueda transferir o transmitir su información a los encargados del tratamiento ubicados en el territorio de Colombia o en terceros países.
IV. ACEPTACIÓN DEL ACUERDO Y VALIDEZ DE LA INFORMACIÓN
Cláusula Tercera.- Aceptación del Acuerdo. La aceptación del presente Acuerdo para el intercambio de mensajes de datos por el USUARIO , tendrá lugar cuando se presente cualquiera de los siguientes eventos: i) Diligenciamiento de un formulario en línea. ii) Empleo de un mecanismo de aceptación o de un método de firma electrónica, que establezca LA EMPRESA en cualquier tiempo. iii) Consulta, copia, descarga o impresión de cualquier contenido incorporado en el sitio web de LA EMPRESA. iv) Utilización de cualquiera de los servicios que LA EMPRESA provea a los visitantes o usuarios a través de su sitio web o de otros canales informáticos o telemáticos.
Parágrafo.- A partir de la aceptación del presente Acuerdo el USUARIO manifiesta su consentimiento y autorización expresa para que en la provisión de los servicios LA EMPRESA se utilicen mensajes de datos y métodos de firma electrónica y acepta que este Acuerdo y la información y comunicaciones basadas en mensajes de datos que le remita LA EMPRESA o que el USUARIO le envíe a la EMPRESA tienen pleno valor legal y alcance probatorio conforme a lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.
Cláusula Cuarta.- Información de registro. En virtud del presente Acuerdo y con el propósito de verificar la identidad del USUARIO , este se obliga a suministrar oportunamente a la EMPRESA los siguientes datos completos y sin errores:
a) Nombre y apellidos. XXXXX
b) Tipo de Documento XXXXX
c) Numero de documento XXXXX
d) País de registro XXXXX
e) Número de teléfono celular vigente XXXXX (Declaro como USUARIO que este Celular es de mi propiedad y de uso exclusivo)
f) Correo electrónico. XXXXX
g) La huella de voz o rasgos biométricos de la voz. Es un proceso posterior al registro que desarrollare libremente después de realizado el registro, y/o al momento de firmar electrónicamente los documentos que publique LA EMPRESA mediante mi rasgo biométrico de la voz.
h) Cualquier otra información de registro que requiera LA EMPRESA para validar la identidad, autenticidad del USUARIO en el Sistema de información de LA EMPRESA y de los proveedores tecnológicos de la EMPRESA.
Parágrafo.- EL USUARIO asume la obligación de mantener la información citada en esta cláusula, completa, veraz y actualizada para que LA EMPRESA le pueda proveer normalmente los servicios.
Cláusula Quinta.- Retiro del consentimiento. El USUARIO podrá retirar el consentimiento para recibir comunicaciones basadas en mensajes de datos comunicándose con LA EMPRESA a través del proceso de RETIRO que está activo en la parte privada en la opción RETIRO. Cualquier retiro del consentimiento para recibir comunicaciones electrónicas o basadas en mensajes de datos será efectivo solo después que LA EMPRESA haya tenido un período razonable para procesar la solicitud de retiro del USUARIO.
V. REQUISITOS TÉCNICOS
Cláusula Sexta.- Requerimientos de hardware y software. En virtud del presente Acuerdo el USUARIO se obliga a cumplir con los siguientes requerimientos de hardware y software para utilizar los métodos de firma electrónica definidos por LA EMPRESA y con el fin de tener acceso a la información y comunicaciones generadas a partir de los servicios del LA EMPRESA :
a) Poseer la línea activa con la que se registró, es decir, el número XXXXX
b) Ser propietario único de la línea que reporto en el proceso de registro.
VI. VALIDEZ DE LAS COMUNICACIONES BASADAS EN MENSAJES DE DATOS
Cláusula Séptima.- Validez de las comunicaciones basadas en mensajes de datos. La aceptación del presente Acuerdo para el intercambio de mensajes de datos por el USUARIO autoriza al LA EMPRESA para no continuar el envío de comunicaciones en papel al USUARIO en relación entre otros con los siguientes servicios y actividades y para utilizar desde la fecha de aceptación de este Acuerdo exclusivamente mensajes de datos:
c) Todas las comunicaciones asociadas con los servicios disponibles en el sitio web www.COOMEVA.com.co
d) Los acuerdos, contratos, aprobaciones o autorizaciones de cambios a los servicios de activación y desactivación de reglas de seguridad, adiciones a contratos entre otros generados por la EMPRESA a nombre del USUARIO y/o el comercio que este represente como representante legal o alto directivo
e) Las comunicaciones o notificaciones relativas a cualquier otro servicio o actividad de LA EMPRESA.
f) Observancia y aplicación del Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de los Datos Personales del LA EMPRESA.
Parágrafo.- En virtud del presente Acuerdo el USUARIO acepta expresamente que la información y comunicaciones basadas en mensajes de datos que le remita LA EMPRESA o que el USUARIO le envíe al LA EMPRESA tienen pleno valor legal y alcance probatorio conforme a lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.
Cláusula Octava.- Métodos para remitir comunicaciones basadas en mensajes de datos al USUARIO. LA EMPRESA podrá remitir comunicaciones basadas en mensajes de datos al USUARIO utilizando los siguientes métodos:
a) A través del correo electrónico del USUARIO registrado en la base de datos de LA EMPRESA.
b) A través del sitio web de LA EMPRESA ubicado en la URL www.COOMEVA.com o www.zonapagos.com o en cualquier otra URL que defina el LA EMPRESA.
c) A través del número de teléfono celular registrado en la base de datos de LA EMPRESA. Mediante mensajes de texto SMS o mensajes de voz
Cláusula Novena.- Activación del servicio de comunicaciones basadas en mensajes de datos. El siguiente será el procedimiento que deberá agotar el USUARIO para activar el servicio de comunicaciones basadas en mensajes de datos:
1. Ingresar al sitio web www.coomeva.com.co
2. Hacer clic en la sección o link de e-Firmar
3. Ingresar los datos solicitados en el registro entre ellos el numero del celular y el e-mail.
4. El sistema le enviará a su e-mail un token o clave y siga las instrucciones de ingresar al sistema.
5. Si los pasos anteriores fueron bien realizados se le dará acceso al acuerdo de comunicaciones o de intercambio de mensajes de datos
6. Leer con atención el Acuerdo para el intercambio de mensajes de datos y realizar la aceptación y firma del mismo a través del mecanismo habilitado por LA EMPRESA *.
7. Hacer clic en el vínculo de e-Firmar del acuerdo de comunicaciones
8. Recibirá una llamada al celular registrado y si esta de acuerdo con los términos debe decir el código DIN (Document Identification Number) u OTP (One Time Password ) digito a digito con el rasgo biométrico de la voz.
9. Esperar que el sistema le confirme si el proceso de recitar el DIN u OTP fue aceptado.
10. Si fue aceptado ir al paso 10) y si no Repetir pasos desde el 1) al 8)
11. A partir de ese momento se activa el servicio para recibir y poder firmar las comunicaciones enviadas por LA EMPRESA.
Si el USUARIO tiene inquietudes o dificultades con este proceso de activación, puede comunicarse al teléfono +57 (2) 444xxxx +57 ó al correo electrónico [email protected]
*De no recibir la aceptación del Acuerdo para el intercambio de mensajes de datos, LA EMPRESA no podrá aceptar las autorizaciones electrónicas ni en ningún otro formato y no se proveerán los servicios requeridos por el USUARIO.
Cláusula Décima.- Presunción de origen de los mensajes de datos. En virtud del presente Acuerdo se presume que un mensaje de datos ha sido enviado por el USUARIO a LA EMPRESA, cuando:
a) Haya sido enviado por el USUARIO.
b) El USUARIO haya aplicado en forma adecuada el procedimiento establecido en la cláusula décima sexta de este Acuerdo.
c) El mensaje de datos que reciba LA EMPRESA resulte de los actos de una persona a la cual el USUARIO le haya dado acceso al método de firma electrónica establecido en la cláusula décima sexta de este Acuerdo y que sirve para identificar un mensaje de datos como propio.
Cláusula Décima Primera.-Concordancia del mensaje de datos enviado con el mensaje de datos recibido. Siempre que un mensaje de datos provenga del USUARIO o que se entienda que proviene de él, LA EMPRESA tendrá derecho a considerar que el mensaje de datos recibido corresponde al que quería enviar el USUARIO y podrá proceder en consecuencia.
Cláusula Décima Segunda.- Mensajes de datos duplicados. Se presume que cada mensaje de datos remitido por el USUARIO a la EMPRESA es un mensaje de datos diferente, salvo en la medida en que duplique otro mensaje de datos.
Cláusula Décima Tercera.- Tiempo de envío de un mensaje de datos. El momento de envío de un mensaje de datos por cualquier de las partes (LA EMPRESA o USUARIO ) será cuando ingrese en un sistema de información que no esté bajo control del iniciador o de la persona que envió el mensaje de datos en nombre de éste.
Cláusula Décima Cuarta.- Tiempo de la recepción de un mensaje de datos. El momento de la recepción de un mensaje de datos por cualquier de las partes (LA EMPRESA o USUARIO ) será en el momento en que ingrese el mensaje de datos remitido en el sistema de información designado en el proceso de registro: correo electrónico del LA EMPRESA o correo electrónico del USUARIO .
Cláusula Décima Quinta.- Lugar de envío y recepción de un mensaje de datos. El mensaje de datos se tendrá por expedido en el lugar donde el iniciador (LA EMPRESA o USUARIO ) tenga su domicilio y por recibido en el lugar donde el destinatario (LA EMPRESA o USUARIO ) tenga el suyo.
VII. VALIDEZ DEL MÉTODO DE FIRMA ELECTRÓNICA
Cláusula Décima Sexta.- Descripción del proceso de firma. El siguiente será el procedimiento que deberá adelantar el USUARIO para firmar la información y comunicaciones que remita LA EMPRESA en forma de mensajes de datos:
a) El USUARIO del método de firma electrónica deberá estar registrado inicialmente ante la plataforma de WSecurity.co y/o e-Firmar.com proveedor de LA EMPRESA. El registro remoto conforme al demo definido en el sitio web del LA EMPRESA.
b) El proceso de registro supone la aceptación del presente Acuerdo que define la validez y alcance probatorio del método de firma electrónica y de los mensajes de datos firmados con dicho método.
c) Para la firma de los documentos el USUARIO debe ingresar en una aplicación en el sitio web de LA EMPRESA www.COOMEVA.com y allí ir al link e-Firmar e ingresar al área privada donde se encuentra en la opción de bandeja de documentos todos aquellos documentos que podrán ser firmados o rechazados por el USUARIO. Posteriormente después de haber visualizado el documento con su navegador de internet procede a oprimir el botón de ACEPTA TERMINOS DOCUMENTO y posterior se abre otra ventana donde encontrará el link de e-Firmar que aparece en la parte inferior del navegador, y que esta desplegado de manera visible en la pantalla.
d) Para realizar la firma electrónica con la voz el USUARIO debe tener a su alcance su teléfono celular cuyo número fue registrado en el momento de aceptar el presente Acuerdo.
e) El USUARIO recibirá una llamada al teléfono celular registrado y recibirá un DIN (Documento Identification Number) u OTP (One Time Password) . El DIN u OTP puede ser entregado o desplegado en el mismo navegador o puede ser entregado en la llamada a través del operador celular o por otro canal de información.
f) El USUARIO escuchará un mensaje configurado previamente por los administradores del sistema, se le preguntará por la aceptación de los términos del documento a firmar y se la solicita que debe recitar con su voz o digitar en el teclado del teléfono el código DIN u OTP.
g) Una vez se haya hecho la validación de que fue recitado el DIN u OTP, el sistema procede a generar la evidencia digital o documento digital firmado en el que se vincula el mensaje de datos con la identidad del USUARIO y que acredita la integridad, autenticidad y no repudiación de la operación.
Cláusula Décima Séptima.- Obligaciones del USUARIO del método de firma electrónica. En virtud del presente Acuerdo el USUARIO acepta y se obliga cumplir las siguientes reglas en relación con la validez y confiabilidad del método de firma electrónica definido por el LA EMPRESA:
a) Realizar la firma de los documentos y comunicaciones relacionados con los servicios de LA EMPRESA mediante el método de firma electrónica definido por el LA EMPRESA.
b) Declara que es propietario único del teléfono celular definido en el proceso de registro.
c) En caso de cambiar de número de teléfono celular informar y firmar otro Acuerdo para el intercambio de mensajes de datos.
d) Mantener el control y custodia sobre los datos de creación de la firma que están vinculados con su huella de voz y número celular.
e) Actuar con diligencia para evitar la utilización no autorizada de sus datos de creación de la firma.
f) Dar aviso oportuno a cualquier persona que posea, haya recibido o vaya a recibir documentos o mensajes de datos firmados electrónicamente por el firmante, si: i) El firmante sabe que los datos de creación de la firma han quedado en entredicho o ii) Las circunstancias de que tiene conocimiento el firmante dan lugar a un riesgo con¬siderable de que los datos de creación de la firma hayan quedado en entredicho.
Cláusula Décima Octava.- Validez legal y confiabilidad del método de firma electrónica. En virtud del presente Acuerdo el USUARIO acepta expresamente que el método de firma electrónica descrito en la cláusula décima sexta del mismo, cumple todos los requisitos de firma electrónica definidos en la el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y el artículo 4 del Decreto 2364 de 2012.
VIII. OTRAS DISPOSICIONES
Cláusula Décima Novena.- Principio de No Discriminación. En las relaciones entre LA EMPRESA y el USUARIO , no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a una manifestación de voluntad u otra declaración por la sola razón de haberse hecho en forma de mensaje de datos.
Cláusula Vigésima.- Aplicación y modificación del Acuerdo. LA EMPRESA puede en cualquier tiempo, revisar, dejar sin efecto, limitar, modificar, suprimir o adicionar los términos, reglas y condiciones de este documento o de cualquier otro acuerdo aplicable a los servicios de LA EMPRESA, con el fin de cumplir con cualquier exigencia legal, para proteger los intereses de LA EMPRESA o garantizar los derechos de los USUARIOS. LA EMPRESA avisará al USUARIO través de su sitio web, sobre los cambios que se realicen al presente Acuerdo. Se recomienda al USUARIO estar pendiente de revisar los posibles cambios que LA EMPRESA realice al Acuerdo para el intercambio de mensajes de datos.
Cláusula Vigésima Primera.- Términos. Para efectos de la aplicación del presente Acuerdo para el intercambio de mensajes de datos el siguiente será el alcance y significado de los términos relacionados:
a) Datos de creación de la firma electrónica. Datos únicos y personalísimos, que el firmante utiliza para firmar.
b) Firma electrónica. Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
c) Firmante. Persona que posee los datos de creación de la firma y que actúa en nombre propio o por cuenta de la persona o comercio/empresa a la que representa.
d) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.
Cláusula Vigésima Segunda.- Pruebas. El USUARIO acepta que los mensajes de datos que envíe o reciba en desarrollo de los servicios y actividades de LA EMPRESA , se aceptan como medio de prueba de las comunicaciones realizadas entre ellas conforme a lo establecido en los artículos 5 al 13 de la Ley 527 de 1999 y en las normas que los adicionen, modifiquen o reglamenten.
Cláusula Vigésima Tercera.- Vigencia. El presente Acuerdo para el intercambio de mensajes de datos está vigente y en plena aplicación desde el día XXXXX del mes XXXXX del año XXXXX